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Mon locataire déménage : quelles sont les démarches à suivre ?

Vous louez un ou plusieurs logements et votre locataire vous informe qu’il souhaite déménager ? Nous vous listons ci-dessous les démarches à effectuer de votre côté en vue de son départ.

Les premières démarches à réaliser

Le déménagement de votre locataire doit vous être notifié par lettre recommandée avec accusé de réception. Le déménagement signifie alors la fin du bail de location.

Le préavis est généralement de trois mois. Il peut être réduit à 1 mois selon certaines conditions spécifiques, comme par exemple un déménagement pour exercice professionnel dans une nouvelle région, ou pour suivi de conjoint.

Une des premières actions à mettre en place lorsque votre locataire vous signifie son désir de quitter le logement est bien sûr de trouver un nouveau locataire ! A vous de voir alors si vous effectuez les visites vous-même ou si vous laissez votre locataire gérer les visites à votre place. Nous vous conseillons, dans la mesure du possible, de faire visiter le logement par vos soins, afin de communiquer au plus juste les informations utiles aux futurs locataires ou de déléguer la location à une agence immobilière.

Le locataire se doit d’effectuer les petits travaux pour remettre le logement dans l’état où il l’a trouvé lors de la signature du bail et de la remise des clés. Pour les plus gros travaux nécessitant des démarches et une participation financière de votre part, nous vous conseillons de les effectuer avant l’emménagement de votre nouveau locataire.

Les démarches administratives

1 - Vous devez tout d’abord répondre à votre locataire par lettre recommandée avec accusé de réception que vous avez bien pris en compte son désir de quitter les lieux. Il vous faudra préciser la durée du préavis ainsi que la date à laquelle le locataire quittera définitivement le logement.

2 - Vous devrez en informer les organismes privés et publics, tels que le service des impôts dont dépend le logement. Communiquez-leur la nouvelle adresse du locataire. C’est un point à ne pas négliger car vous risquez de vous retrouver à payer la taxe d’habitation à la place de votre locataire si l’administration pense qu’il réside toujours dans votre logement. Vous avez jusqu’à un mois avant le déménagement de votre locataire pour déclarer le changement au Trésor public. Passé ce délai, le paiement de l’impôt sera sous votre responsabilité.

3 - Assurez-vous de l’arrêt des comptes auprès des fournisseurs (eau, électricité, gaz et téléphone) au nom de votre locataire. Si vous avez trouvé un nouveau locataire, les deux locataires devront relever les compteurs d’énergie lors de la remise des clés et se charger d’en faire la déclaration auprès de leurs fournisseurs d’énergie. Si vous n’avez pas trouvé de nouveau locataire, on parlera alors d’un “vide locatif”. Vous devrez alors reprendre les contrats à votre nom. Il est conseillé de remplir et de signer avec l’ancien locataire un formulaire de reprise d’énergie pour éviter les litiges.

4 - Vous devrez ensuite effectuer la régularisation des provisions sur charges. Pour cela, il vous faudra reprendre le dernier arrêté des comptes pour calculer la régularisation des charges. N’oubliez pas la taxe d’enlèvement des ordures ménagères due par le locataire.

5 - Pensez également à la restitution du dépôt de garantie versé à l’entrée des lieux par le locataire. Il représente 1 mois de loyer sans les charges pour les logements vides, et 2 mois pour les logements meublés. La restitution sera généralement réglée par chèque (ou parfois par virement bancaire), dans un délai maximum de 2 mois. Pour les baux signés après le 27 mars 2014, le délai est de 1 mois si l’état de sortie est conforme à l’état d’entrée et de 2 mois s’il y a dégradation. Si vous ne respectez pas ces délais, une majoration de 10% du loyer mensuel s’appliquera pour chaque mois de retard commencé.

Attention : toute retenue doit être justifiée auprès du locataire par une facture et/ou un relevé des charges. Il est possible de déduire la totalité de la réparation lorsqu’elle résulte d’une négligence du locataire. A contrario, la retenue sera partielle s’il faut remplacer un équipement (robinet, moquette, parquet, carrelage, …) car la valeur du neuf ne peut être facturée au locataire.

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