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Comment calculer les charges locatives ?

Lorsque vous souhaitez mettre en location un logement, qu’il s’agisse d’un appartement ou d’une maison, vous devrez calculer le coût de revient total de votre investissement. En plus de définir le prix du loyer, le montant des charges locatives sera à déterminer le plus justement possible selon les dépenses réelles encourues lors de la vie quotidienne. On vous explique comment les calculer.

Comment calculer les charges locatives ?

Les charges locatives récupérables

Lorsque vous êtes bailleur, vous devez définir le prix du loyer, ainsi que le montant des charges locatives dites “récupérables”. Il s’agit de charges qui vous sont directement facturées, et que vous imputez à votre locataire. Vous devez faire figurer ces deux montants dans le contrat de bail de façon distincte : d’une part le loyer hors charges, d’autre part le montant des charges locatives.

Les charges à prendre en compte dans le calcul, dites “récupérables”, sont définies par le décret 87-713 du 26 août 1987. Il s’agit, entre autre, de :

  • l’eau et le chauffage collectif
  • l’entretien et l’éclairage des parties communes intérieures et des espaces extérieurs
  • les frais d’alimentation et d’entretien d’un éventuel ascenseur
  • la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
  • etc.

Les charges seront à payer tous les mois par votre locataire, en plus du loyer. En général, lorsque vous changez de locataire, vous faites figurer sur le bail le même montant de charges locatives que l’année précédente, et vous procédez à une régularisation lors du décompte annuel des charges.

Les charges réelles et les charges forfaitaires

Il existe deux méthodes pour procéder à la détermination des charges locatives :

  • la provision mensuelle sur charges réelles
  • les charges forfaitaires

La provision mensuelle sur charges réelles est généralement la méthode la plus courante : vous déterminez à l’année à combien les charges locatives vont vous revenir, vous les divisez par 12 (mois) et vous l’imputez à votre locataire. En fin d’année, vous faites le bilan en envoyant à votre locataire un décompte récapitulatif de toutes les charges réelles dépensées dans l’année. Si votre locataire a payé plus de charges que prévues, vous devez le rembourser, sinon ce sera à lui de vous verser le montant manquant.

La deuxième méthode, appelée “charges forfaitaires”, consiste à déterminer un montant fixe des charges locatives à la signature du bail. Le montant devra bien entendu être réaliste car vous ne faites pas de décompte annuel de charges à la fin de l’année. Votre locataire paiera tous les mois le même montant de charges. Ces dernières ne pourront pas être régularisées, que vous deviez de l’argent à votre locataire ou qu’il vous en doive !

Pour les locations vides, on applique la provision sur charges réelles. Pour les locations meublées, vous pouvez choisir entre les charges réelles ou forfaitaires.

Si vous louez un bien en copropriété, la répartition des charges locatives est fixée en fonction de la quote-part des parties communes de chaque lot de copropriété. Si vous êtes indépendant, vous pouvez fixer librement les charges en fonction de la surface ou du nombre de pièces de l’habitation.

Le décompte annuel des charges locatives

Pour établir le décompte des charges, vous avez besoin de connaître le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères figurant sur votre relevé de taxe foncière, ainsi que le montant des charges récupérables. Si vous êtes soumis à une copropriété, vous récupérez le montant de la part locative auprès de votre syndic. Il vous suffit alors d’additionner ces montants. Si vous avez un trop-perçu payé par votre locataire, il vous faudra lui rembourser le montant dû et réajuster le montant de la provision sur charges mensuelles.

Sur ce décompte doivent figurer les quantités consommées (eau, électricité,...). Si votre locataire n’est pas d’accord avec la régularisation, il en convient de lui envoyer toutes les factures nécessaires justifiant les montants que vous avez noté sur le décompte. Votre locataire aura alors un mois pour contredire la régularisation, à compter de la réception des pièces justificatives. Si votre locataire éprouve des difficultés à payer, il peut vous demander un délai supplémentaire pour régulariser la situation. Dans tous les cas, vous êtes obligé de conserver les pièces justificatives pendant 6 mois et de les fournir à votre locataire à sa demande.

Bon à savoir : vous pouvez réclamer une régularisation de décompte de charges jusqu’à 3 ans après la date des faits. Cette loi a été mise en place par la loi Alur de 2014. Il peut s’agir de charges non-payées ou non-réclamées. Passé les 3 ans, aucun recours ne sera possible.